Vergaderingen zijn een belangrijk middel om het werk goed te organiseren. Toch zijn er veel professionals die deze tool niet goed inzetten, waardoor het vergaderen zinloos wordt. In deze blog willen we je een aantal tips geven, eigenlijk vertellen hoe het niet moet, zodat je deze fouten kunt vermijden. Lees snel verder en doe je voordeel met de fouten van een ander.

Kies de juiste locatie

Het kiezen van een goede vergaderlocatie is de eerste stap naar een effectieve meeting. Er zijn een aantal vragen die je je zelf kunt stellen: zijn alle technische hulpmiddelen aanwezig, zoals een beamer, scherm en voldoende tafels en stoelen? Is de ruimte groot genoeg voor het aantal mensen? Is er een airco of luchtzuiveringsinstallatie of kunnen er ramen open om te luchten? Als veel werknemers op de weg zitten voor het bedrijf, bijvoorbeeld vertegenwoordigers, dan kan het handig zijn om te vergaderen op een centrale locatie. Is de locatie voor iedereen goed bereikbaar?

De meeting die nooit lijkt te stoppen

Sommige vergaderingen lijken eindeloos door te gaan. Na ongeveer twintig minuten zijn alle meningen en punten behandeld, daarna worden deze eindeloos herkauwd. Na ongeveer dertig minuten voel je dat er niets dan herhaling plaats vindt. Als voorzitter is het belangrijk om een overzicht te maken van de verschillende punten en om in te grijpen wanneer er over een bepaald punt geen nieuwe zaken verteld worden. Zo voorkom je een eindeloze herhaling. Ook moeten hoofd- en bijzaken uit elkaar gehaald worden. De focus moet liggen op de hoofdzaken, op deze manier verzand je niet in oeverloos vergaderen en wordt er daadwerkelijk wat met de meeting bereikt.

Verspilde tijd

Uit onderzoeken blijkt dat ongeveer 50% van de vergadertijd wordt verspild. Dat is zonde, want je kunt zo veel meer doen met deze tijd. Als professional ben je verplicht om aan een goede tijdsbewaking te doen tijdens de vergadering. Een goede voorzitter (daar is hij weer) bewaakt de tijd en zorgt dat er geen werktijd verspild wordt aan bijzaken.

Korte tips:

Agenda

Stuur een agenda rond, dan weten de deelnemers welke punten er besproken gaan worden en kunnen ze zich voorbereiden.

Wie moeten er aanwezig zijn?

Niet iedereen in het bedrijf hoeft aanwezig te zijn bij elke vergadering. Selecteer de juiste mensen bij de juiste agendapunten. Kies alleen hen die kunnen over de relevante zaken.

Maak notities

Door aantekeningen te maken weet je zeker dat je alle belangrijke zaken die besproken worden vastgelegd worden. Het zorgt voor een goede indruk als je notities maakt, dat oogt professioneel.

Follow up

Een follow up is belangrijk, want zo hebben de deelnemers een overzicht van de besproken punten. Dit kun je doen doormiddel van een e-mail met daarin de notulen van de vergadering.

Conclusie

Veel vergaderingen duren te lang en leveren te weinig op. Veel beter is het om zicht te hebben op hoofd- en bijzaken. Productief werken kan beter met een vooraf bepaald agenda en een voorzitter die het vergaderproces bewaakt. Stuur na de vergadering de notulen per mail naar de deelnemers. Niet iedereen hoeft trouwens aanwezig te zijn bij de vergadering.